E-PR vs PR KONVENSIONAL
PENDAHULUAN
Perkembangan public relations mempunyai hubungan yang erat sekali dengan kemajuan-kemajuan dalam masyarakat di berbagai bidang. Kemajuan di berbagai bidang dapat membuat manusia semakin dinamis dan kritis. Hal ini dapat menimbulkan pertentangan dan seluruh keadaan dapat dikacaukan.
Kegiatan humas saat ini sangat diperlukan. Khususnya untuk di berbagai perusahaan besar atau kecil, organisasi dengan massa yang banyak maupun sedikit. Sehingga tidak bisa dipungkiri lagi bahwa kita tidak memerlukan seorang humas atau praktisi public relations. Memang benar bahwa kegiatan kehumasan itu tidak bisa dilepaskan dari usaha untuk meningkatkan citra perusahaan. Praktisi public relations selalu maju disaat perusahaan atau organisasi berada dalam masalah, atau tertimpa krisis. Semua kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan praktisi public relations harus mengetahuinya.
Apakah yang dimaksud dengan public relations, dan apakah fungsinya? Satu hal yang harus kita ketahui lebih dulu pengertian public relations adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha management untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya dan public umumnya; kedalam dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan (J.C., Seidel, Public Relations Director, Division of Housing, State of New York)
Namun ada suatu kendala yang dihadapi saat ini adalah, bahwa untuk menjadi seroang praktisi public relations ialah para wanita dengan berpenampilan cantik. Sedangkan seperti yang kita ketahui masih banyak diluar sana wanita dengan kepribadian menarik dan mempunyai segudang pengetahuan daripada hanya menampilkan kecantikan belaka. Hal ini menutup kesempatan bagi pria untuk menjadi seorang praktisi. Tetapi seiring waktu persepsi wanita cantik dengan keahlian merayu kliennya itu mulai ditinggalkan. Untuk menjadi seorang praktisi, mereka adalah orang yang benar-benar bisa melobby kegiatan, sehingga apa yang direncanakan pun berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Orang-orang yang bekerja sebagai praktisi pun saat ini sudah mulai berkembang, khususnya di kota-kota besar tidak hanya wanita saja, namun pria pun sudah banyak dicari. Kegiatan public relations yang dulu hanya dikira kegiatan membohongi public, sudah mulai bergeser. Public relations disini berfungsi sebagai pejembatan antara perusahaan yang diwakilinya dengan perusahaan yang ditunjuk. Tidak hanya itu, kegiatan public relations yang sudah disusun terdiri dari 5 macam. Yaitu bersegmentasi kepada :
1. customer relations, yaitu membangun hubungan dengan pihak luar. Disini maksudnya menjalin hubungan dengan konsumen atau pelanggannya.
2. employee relations, yaitu membangun hubungan antara pimpinan dengan karyawan. Sehingga terbentuk kerjasama dan menimulkan kesejahteraan karyawan demi kemajuan perusahaan.
3. community relations, yaitu membangun hubungan dengan pihak-pihak yang selama ini telah melakukan kerjasama dengan perusahaan yang kita wakili. Selain itu juga menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar tempat perusahaan. Sehingga apabila perusahaan berada dalam masalah, maka masyarakat atau komunitas yang selama ini telah menjalin hubungan baik dengan perusahaan bisa membantu.
4. government relations, membangun hubungan baik dengan pihak pemerintah. Dalam artian disini menjaga hubungan baik dengan instansi pemerintah.
5. media relations, membangun hubungan baik dengan pihak media cetak maupun elektronik.
Masing-masing kegiatan ini mempunyai target sasarannya sendiri, tetapi hal ini memang harus dijalankan demi kelangsungan perusahaan yang kita wakili.
PEMBAHASAN
Diatas kita sudah berbicara panjang lebar tentang persepsi orang tentang public relations. Tetapi sekarang justru kegiatan inilah yang banyak membantu perusahaan. Karena tidak semua orang bisa menjadi “PR” bagi perusahaan maupun bagi dirinya sendiri. Sehingga patutlah kita bangga dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan praktisi humas tersebut. Disini apa yang dimaksud dengan public relations atau humas? humas ialah suatu kegiatan yang tugasnya adalah menjembatani perusahaan yang ia wakili dengan perusahaan yang ditunjuk. Segala sesuatu yang berhubungan dengan citra pasti juga berurusan dengan humas.
Sebelum kita melakukan persetujuan atau yang biasa disebut istilah lobbying, maka kita sebagai seorang public relation harus mengetahu komunikasi yang efektif, ini dijelaskan oleh Cutlip & Center yaitu ada empat tahap:
a. fact finding
Yang dimaksud dengan fact finding adalah mencari/mengumpulkan fakta-fakta/data sebelum seseorang melakukan kegiatan atau tindakan.
b. Planning
Berdasarkan fakta yang sudah ada, maka kita membuat rencana tentang apa yang akan dilakukan dalam menghadapi suatu problem.
c. Communicating
Setelah rencana disusun dengan sebaik-baiknya sebagai hasil dari pemikiran yang mantap/matang berdasarkan fakta-fakta/data yang telah dikumpulkannya, kemudian barulah melakukan “operasi”.
d. Evaluation
Ini perlu dilakukan, untuk menilai apakah tujuan itu sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi “operasi” atau perlu menggunakan cara-cara lain yang dilakukan oleh suatu instansi.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kegiatan PR ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu ditujukan ke internal public relations dan eksternal public relations. Internal relations itu yaitu komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahan. Dan sebaliknya komunikasi dari bawahan ke atasan biasanya terdapat hambatan. Disini praktisi PR bisa menyelenggarakan komunikasi persuasive dan informative, misalnya dengan:
Tertulis, yaitu menggunakan surat-surat, papers, bulletin, brosure, dll.
Lisan : mengadakan briefing, rapat-rapat, diskusi, ceramah,dll.
Conseling : menyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapat latihan atau pendidikan untuk memberikan nasehat kepada para karyawan.
Kegiatan seperti ini semuanya tidak bisa dilakukan didalam e-PR. Karena di internal relations ini, praktisi PR harus memperlakukan tiap karyawan dengan sikap yang sama, tanpa membeda-bedakan tingkat, pendidikan,dll. Selain itu untuk mengatasi kesulitan hubungan dari bawah ke atasan dapat memberikan kesempatan dengan bebas, sebagai seorang partiipan dalam usaha-usaha memajukan perusahaan, maka penggunaan kotak saran akan sangat berguna sekali.
Sedangkan untuk eksternal relation adalah untu mempereratkan hubungan dengan orang-orang diluar perusahaan. Untuk memudahkan kegiatan eksternal relations ini, lebih mudah apabila praktisi menggunakan e-PR. Komunikasi untuk eksternal relations ini harus bersifat timbal balik. Perhatian yang besar terhadap kepentingan public dan bertindak sesuai dengan kepentingan mereka akan membangkitkan simpati dan kepercayaan public terhadap perusahaan yang kita wakili. Adapun kegiatan yang dapat dilakukan dalam melaksanakan eksternal relations :
Personal kontak, didalam Government PR ini sangat penting, karena harus ditekankan kepada karyawan, bahwa government PR tidak cukup dengan hanya memberikan penjelasan baik secara lisan maupun tertulis, atau membuat publikasi, mepunyai hubungan yang baik dengan pers, dsb.
Press release, membuat laporan, kata sambutan, hasil wawancara rapat, kejadian-kejadian,dll. Ini bisa dilakukan oleh PR konvensional maupun e-PR.
Press relations, mempunyai hubungan yang baik dengan para pemimpin atau wakil surat-surat kabar, majalah-majalah, colomnict, penulis-penulis feature, pemimpin radio dan televisi.
Namun semua kegiatan-kegiatan PR ini memang harus ditunjang dengan berbagai teknologi sehingga dengan adanya kemajuan teknologi saat ini juga memberikan kontribusi yang besar bagi kemajuan kegiatan PR. Misalnya saat ini, internet telah menjamur sehingga kegiatan PR juga menyesuaikan dengan kemajuan teknologi yang sekarang ini. Kita sering mendengar E-PR atau cyber PR. Apa yang dimaksud dengan E-PR itu?
E-PR itu adalah kegiatan humas yang dilakukan didalam internet. Kenapa dengan E-PR? Itu karena ribuan one to one relations dapat dibangun secara stimultan melalui media internet, selain itu karena sifat internet yang interaktif. Manfaat adanya E-PR ini adalah :
• komunikasi konstan, artinya internet bagaikkan sekretaris pribadi yang tidak pernah tidur dengan target audiens nya seluruh dunia.
• Respon yang cepat, internet ini merespon secara cepat dan semua permasalahan dan pertanyaan dari para prospek dan pelanggan.
• Pasar global, dengan internet menutup jurang pemisah geografis.
• Interaktif, dengan adanya internet praktisi memperoleh feedback dari pelanggan atau pengunjung website perusahaan.
• Hemat, dengan internet kita tidak perlu mengeluarkan uang banyak. Karena cukup memberikan informasi secara jelas melalui website semua orang bisa melihatnya, daripada kita mengadakan press conference yang harus mengeluarkan banyak dana dan persiapan yang matang.
Kegiatan yang berhubungan e-PR yang pertama yang akan dibahas disini adalah:
E-PR dan email
Email tidak dapat lepas dari dunia bisnia maupun gaya hidup apalagi konteks E-PR. Email merupakan sarana yang efektif untuk membangun dan meruntuhkan reputasi. Dengan email, kita bisa memperluas pengetahuan, selain itu informasi yang ingin kita sampaikan pun bisa sampai ke orang yang tepat dengan cepat dan melintasi cakrawala tanpa batas.
Dengan email kita bisa membangun customer service, yaitu dengan menjawab pertanyaan via email, membangun merek via email.
E-PR dan kartu nama
Kartu nama disebut dengan business card, karena kita menggunakan media online disebut e-bussiness card, dan didunia maya nama ini kebanyakan disebut signature file. Apa manfaatnya bagi kita? Terutama untuk promosi website yang kita kelola sehingga kita bisa menggugah orang lain untuk masuk ke situs web tersebut. Seperti halnya penggunakan iklan, desain dan isi sig.file dapat dimanfaatkan untuk memosisikan bisnis perusahaan.
E-PR dan Milis
Milis singkatan dari mail list, artinta daftar alamat email. Memiliki milis akan mempercepat pengiriman informasi kepada sekumpulan orang. Memiliki milis sendiri tentu akan sangat bermanfaat khususnya karena aktivitas E-PR memaksa kita untuk dapat berkomunikasi secara lancer dan berdialog dengan public dan calon pelanggan dan pelanggan itu sendiri apabila ada press release, update suatu produk atau harga dn hal-hal yang berkaitan dengan support, diskon khusus, dan event atau product lauch tertentu.
E-PR dan Publikasi online
Mempublikasi newsletter elektronik (ezine) sendiri dapat meningkatkan keharuman reputasi perusahaan. Kebanyakan situs web yang berhasil adalah situs web yang menjalankan dan mempromosikan ezine.
Apa yang dimaksud dengan ezine? Ezine atau majalah elektronik adalah versi online suatu majalah. Ezine sarat akan informasi artikel dan solusi. Banyak ezine juga menampilkan sponsor promosi. Ezine yang paling popular adalah yang dikirim melalui email.
E-PR dan direct email
Prinsip kerja perusahaan direct mail online dan offline itu sma saja. Perusahaan disini mengirimkan surat elektronik yang dipadukan dengan brosur promosi dalam bentuk demografis.
Hasil analisis penulis antara PR konvensional dengan E-PR :
PR konvesional lebih kekegiatan fisik. Misalnya dengan mengadakan press conference, membuat press release, brosur, spanduk dan sebagainya. Kegiatan ini tidak bisa ditinggalkan, karena masyarakat tidak bisa menerima isi editorial yang telah disediakan di website tetapi perlu adanya dukungan dari kegiatan fisik lainnya. Misalnya dalam menangani krisis, sebuah perusahaan memang perlu mengadakan konfirmasi dengan mengadakan kegiatan fisik humas dan juga mengadakan konfirmasi melalui kegiatan e-PR juga. Jadi menurut saya, itu memang tidak bisa dipisahkan lagi. Kemajuan teknologi membantu semua orang dalam melakukan sesuatu. Tetapi kita juga tidak boleh terlalu bergantung dengan teknologi. Kegiatan e-PR hanya sebagai penunjang kesuksesan sebuah team PR. Sehingga kegiatan yang tidak bisa dilakukan secara fisik terwakilkan oleh kegiatan e-PR. Misalnya saja, kita ingin bekerja sama dengan perusahaan asing. Kita tidak perlu pergi ke luar negeri, cukup dengan membuka situs perusahaan yang dituju.
PENUTUP
Pada dasarnya tidak ada yang perlu dikhawatirkan jika PR konvensional akan tergeser oleh E-PR. Karena semaju-majunya teknologi tidak boleh menggeser kegiatan komunikasi interpersonal maupun komunikasi massa. PR konvensional itu akan diperlukan setiap saat, namun untuk menunjang kegiatan dalam menjalin hubungan ia memerlukan penunjang. Penunjang itu ialah dengan kegiatan E-PR. Kegiatan ini menghilangkan jarak ruang dan waktu. Dan menuntut seorang praktisi mempunyai wawasan luas khususnya untuk teknologi internet. Di jaman sekarang ini, semua kegiatan public relations sudah berbasis dengan internet.
